VII. Management organizațional

Direcțiile pe care le avem în vedere la acest capitol vizează eficientizarea activității serviciilor administrative, creșterea performanței economico-financiare a universității, managementul calității și controlul intern managerial, respectiv marketingul și comunicarea în ULBS.

Analiza SWOT

Puncte tari (S)

Obținerea de către ULBS a calificativului Grad de încredere ridicat în urma Hotărârii Consiliul Agenției Române de Asigurare a Calității în Învățământul Superior (ARACIS) din data de 29.04.2021;
Toate programele de studii (licență, masterat, doctorat) evaluate de către ARACIS au obținut avize corespunzătoare autorizării de funcționare provizorie, acreditării respectiv menținerii acreditării;
Cadre didactice cu rezultate remarcabile în activitatea didactică și/sau de cercetare;
Personal didactic auxiliar, nedidactic și administrativ foarte bine pregătit;
Servicii educaționale, de cazare și de masă la un nivel foarte ridicat;
Stabilitate financiară corelată cu o politică de investiții optimă;
Eficientizarea activității aparatului administrativ, prin implementarea constantă de măsuri;
Implicarea stakeholderilor (studenți, cadre didactice, absolvenți și angajatori) în procesul de evaluare a calității a stimulat dezvoltarea unui sentiment de comunitate și o responsabilitate comună pentru asigurarea succesului activității desfășurate la nivelul universității;
Prezența ULBS în ranking-urile naționale și internaționale;
Parteneri instituționali și economici care sprijină ULBS în mod constant.

Puncte slabe (W)

Provocările generate de liniile de finanțare cu totul noi, care au determinat nevoia de adaptare rapidă a unor angajați;
Număr redus sau chiar lipsa de specialiști în implementarea unor programe/proiecte lansate pentru prima dată în România;
Supraîncărcarea anumitor birouri/servicii suport din zona financiară, a implementării proiectelor europene, a achizițiilor;
Comunicarea deficitară cu privire la scopul și rezultatele proceselor de evaluare a calității în universitate a determinat, în unele cazuri, o lipsă de înțelegere în rândul părților interesate;
Lipsa unor proceduri și regulamente actualizate referitoare la activitățile specifice controlului intern managerial;
Lipsa unei strategii de marketing care să abordeze sinergic activitățile de promovare și care să valorizeze toate punctele tari pe care ULBS le are și pe care le-a consolidat în timp;
Lipsa unui compartiment care să monitorizeze și să gestioneze prezența ULBS în topurile internaționale.

Oportunități (O)

Existența de organizații care au nevoie de specialiști în domeniile în care universitatea asigură pregătirea necesară, oferindu-le acestora posibilitatea de atragere de resurse umane calificate;
Aderarea universității la standarde de calitate internaționale și naționale, mai ales prin participarea în cadrul alianței europene FORTHEM și a Consorțiului Universitaria, pot consolida reputația universității și pot asigura un cadru clar pentru asigurarea calității;
Oferirea de programe flexibile și opțiuni de specializare pentru a satisface interesele și aspirațiile studenților, permite crearea premiselor ca programele academice care se desfășoară în universitate să reflecte nevoile actuale ale pieței muncii și ale societății;
Integrarea tehnologiei avansate în procesele de predare și cercetare poate îmbunătăți experiența studenților și eficiența academică. Platformele online, simulările virtuale și alte instrumente digitale oferite de universitate pot sprijini procesul de învățare;
Prezența și reputația unor profesori distinși, cercetători de prestigiu și experți în domenii relevante având în vedere colaborările în cadrul alianței europene FORTHEM.

Amenințări (T)

Universitatea se confruntă cu o competiție globală în procesul de recrutare de studenți, cadre didactice și resurse. Această competiție poate crea presiuni în domeniul asigurării calității în procesul educațional;
Fluctuațiile la nivelul corpului didactic, fie prin ieșiri din sistem, fie ca urmare a dificultăților în recrutarea unor cadre didactice reprezentate de tineri calificați, pot afecta calitatea predării și cercetării. Instabilitatea la nivelul corpului didactic poate duce la o lipsă de continuitate și experiență;
Factori externi, cum ar fi politicile macroeconomice în domeniul educației, pot genera schimbări la nivelul procesului de asigurare a calității și pot conduce la înregistrarea unor dificultăți în asigurarea standardelor de calitate;
Reglementările excesive din partea autorităților pot crea o povară administrativă și limita flexibilitatea acțiunilor universității în implementarea practicilor inovatoare și adaptarea rapidă la schimbări.

VII.1. Administrația

Direcția General Administrativă a trecut în ultimii patru ani prin reorganizări progresive menite să crească eficiența serviciilor, îmbunătățirea comunicării și asigurarea transparenței decizionale, punând în aplicare principiul conform căruia administrația se află în slujba cadrelor didactice și a studenților, și nu invers. Strategia schimbării a vizat implementarea unui management participativ, motivând resursa umană și dezvoltând-o prin angajarea unor profesioniști în domeniu, care au adus o mentalitate pragmatică, potrivită spiritului antreprenorial al universității. La nivelul administrației facultăților sau a diferitelor structuri au fost implementate măsuri de eficientizare și dezvoltare a resursei umane, corelate cu nevoile specifice, asigurându-se infrastructura necesară derulării optime a activităților.

Obiective

Eficientizarea administrației

Acțiuni/Strategii

Continuarea procesului de eficientizare și dezvoltare a DGA și a altor structuri administrative, mai ales în domeniul proiectelor finanțate prin linii bugetare noi (PNRR ș.a.);
Actualizarea după nevoi a fișei postului pentru angajați;
Continuarea colaborării cu parteneri și firme specializate în atragerea de noi finanțări în toate domeniile;
Simplificarea procedurilor birocratice curente.

Rezultate

Structuri mai flexibile și mai eficiente, mai prietenoase cu studenții, cadrele didactice și partenerii și colaboratorii ULBS;
Creșterea numărului și a ratei de succes a aplicațiilor ULBS;
Scăderea timpului și a efortului necesare în rezolvarea problemelor administrative curente;
Îmbunătățirea sistemului electronic de gestiune a documentelor.

Obiective

Informatizarea proceselor administrative

Acțiuni/Strategii

Implementarea unei noi platforme de gestiune a școlarității studenților, a cazării și statelor de funcții;
Îmbunătățirea platformei de admitere online.

Rezultate

Simplificarea muncii angajaților și o evidență mai clară a informațiilor gestionate;
Simplificarea procesului de admitere.

Obiective

Îmbunătățirea / perfecționarea competențelor profesionale ale angajaților

Acțiuni/Strategii

Dezvoltarea politicii de susținere a angajaților în procesul de formare, perfecționare profesională, mai ales în domeniile proiectelor nou implementate de ULBS;
Continuarea susținerii angajaților în obținerea după merit a treptelor/ gradelor profesionale și a sporurilor salariale;
Continuarea măsurilor de îmbunătățire a condițiilor de muncă și a calității vieții angajaților;
Îmbunătățirea procedurii de evaluare a personalului administrativ și creșterea importanței rezultatelor evaluării în parcursul profesional al angajaților.

Rezultate

Dezvoltarea abilităților necesare în procesul administrativ (comunicare/ relaționare/ rezolvarea problemelor);
Creșterea calității actului administrativ în ULBS;
Creșterea satisfacției și îmbunătățirea condițiilor de muncă ale personalului administrativ;
Creșterea calității serviciilor administrative și a gradului de satisfacție al angajaților.

VII.2. Strategia economico-financiară

Strategia financiară urmărește: asigurarea unui echilibru financiar al instituției axat pe capitalizarea resurselor existente, în sensul eficientizării acestora, pe de o parte, și dezvoltarea activităților specifice mediului academic, prin atragerea de noi surse de finanțare necesare remunerării activităților specifice universității, precum și acoperirii proiectelor de investiții care vor viza consolidarea, modernizarea și dezvoltarea infrastructurii ULBS, pe de altă parte.

Obiective

Echilibru, transparență și solidaritate financiară

Acțiuni/Strategii

Menținerea echilibrului financiar pentru fiecare exercițiu bugetar;
Monitorizarea continuă a utilizării resurselor financiare disponibile;
Asigurarea unei execuții bugetare transparente și menținerea solidarității financiare între facultăți;
Corelarea strategiei de dezvoltare a ULBS cu resursele financiare atrase.

Rezultate

Disciplină și echilibru financiar;
Creșterea gradului de încredere în politica financiară a ULBS;
Previziuni financiare pe termen scurt, mediu și lung și coerență în atingerea obiectivelor;
Asigurarea resurselor financiare pentru funcționarea programelor de studiu, dezvoltarea resursei umane și consolidarea bazei materiale.

Obiective

Creșterea veniturilor și atragerea de noi resurse financiare

Acțiuni/Strategii

Creșterea veniturilor atrase pe bază de contract instituțional prin:
Gestionarea mai eficientă a locurilor bugetate, repartizarea acestora spre domeniile cu finanțare mai mare și asigurarea echilibrului dintre domenii / programe prin utilizarea burselor ULBS;
Scăderea ratei abandonului școlar și reducerea pierderii locurilor bugetate;
Dezvoltarea programelor în limbi străine;
Monitorizarea indicatorilor calitativi în vederea creșterii sumelor atrase din finanțarea suplimentară.
Creșterea sumelor atrase din finanțarea cercetării științifice, prin majorarea calitativă și cantitativă a indicatorilor specifici;
Creșterea veniturilor proprii obținute din taxe prin:
Creșterea numărului studenților cu taxă, inclusiv în zona programelor postuniversitare și de reconversie profesională;
Creșterea numărului de studenți străini (CPV);
Creșterea numărului doctoranzilor în regim cu taxă, inclusiv a celor în regim CPV;
Îmbunătățirea procesului/procentului de colectare a taxelor și reducerea abandonului în rândul studenților cu taxă;
Corelarea taxelor de studii cu instituțiile concurente și cu nivelul costurilor de școlarizare;
Creșterea ponderii veniturilor atrase din alte surse prin:
Accesarea de fonduri structurale de dezvoltare și cercetare cu finanțare externă nerambursabilă;
Închiriere de spații, donații, sponsorizări;
Transfer de proprietate intelectuală/know-how;
Prestarea de servicii profesionale către comunitate: formare și dezvoltare profesională continuă, programe de instruire pentru mediul economic și autoritățile locale, servicii de consultanță, elaborarea de analize, diagnoze, efectuarea de analize de laborator etc;
Creșterea ratei de succes la competițiile de cercetare și formare profesională finanțate prin competiții naționale, internaționale și din fonduri private.

Rezultate

Asigurarea stabilității financiare a ULBS;
Premierea rezultatelor semnificative provenite din activitatea didactică și de cercetare;
Sprijinirea studenților și cadrelor didactice pentru participare la manifestări științifice, concursuri, publicarea de articole;
Asigurarea unui nivel decent al plății cu ora pentru cadrele didactice.

Obiective

Eficiența cheltuielilor

Acțiuni/Strategii

Scăderea costurilor de întreținere și a celor cu aparatul administrativ, prin optimizarea proceselor;
Implementarea soluțiilor de bună practică de la nivel național și internațional;
Utilizarea eficientă a resurselor universității: umane, materiale, informaționale.

Rezultate

Utilizarea optimă a resurselor financiare existente.

Obiective

Creșterea investițiilor în infrastructură

Acțiuni/Strategii

Politică de orientare spre investiții în infrastructura didactică și de cercetare prin reabilitarea integrală, treptată, a bazei materiale;
Finalizarea proiectelor de investiții anunțate: modernizarea spațiilor existente, extindere spații de învățământ și de cercetare; Campusul pentru învățământ dual; Arena ULBS ș.a.

Rezultate

Dezvoltarea și modernizarea infrastructurii didactice și de cercetare;
Creșterea calității actului didactic și îmbunătățirea condițiilor de muncă pentru angajați;

VII.3. Asigurarea Calității și Controlul Intern Managerial

Scopul asumat al ULBS ca instituție de educație și cercetare este acela de a respecta în totalitate principiile specifice în domeniul asigurării calității și al controlului intern managerial, recunoscând, astfel, impactul profund pe care îl pot avea aceste cerințe asupra întregii comunități academice. Astfel, pot fi menținute standarde academice riguroase, promovând un mediu care stimulează curiozitatea intelectuală, gândirea critică și pasiunea pentru învățarea pe tot parcursul vieții.

Obiective

Consolidarea și dezvoltarea rolului Serviciului Asigurarea Calității și Control Intern Managerial în cadrul ULBS

Acțiuni/Strategii

Dezvoltarea unor politici clare și corespunzătoare pentru asigurarea calității sub toate aspectele la nivelul universității, precum și pentru controlul managerial intern;
Actualizarea regulamentelor specifice asigurării calității și controlului intern managerial în conformitate cu legislația în vigoare;
Implementarea unui sistem continuu de monitorizare a asigurării calității și controlului managerial intern;
Promovarea unei culturi a calității care să fie încorporată sub toate aspectele în activitățile desfășurate în cadrul universității.

Rezultate

Îmbunătățirea sistemului de monitorizare a riscurilor și actualizarea analizelor acestora pentru a asigura o abordare proactivă în gestionarea amenințărilor potențiale;
Monitorizarea continuă a stadiului evaluării fiecărui program de studiu, din punct de vedere al criteriilor ARACIS / RNCIS;
Actualizarea permanentă în Registrul Național al Calificărilor (RNCIS) a competențelor oferite de programele de studii din ULBS;
Utilizarea tehnologiei pentru automatizarea și eficientizarea proceselor de control intern, inclusiv implementarea de soluții software dedicate pentru gestionarea riscurilor și audit;
Implicarea activă a Comisiilor de Evaluare a Calității de la nivelul facultăților și a celei de la nivelul universității în analiza programelor de studii universitare de licență și masterat, astfel încât acestea să se adapteze la schimbările și cerințele pieței muncii;
Standardizarea procedurilor academice și administrative, asigurându-se astfel coerența și eficiența în cadrul instituției prin aplicarea ghidurilor/template-urilor necesare evaluării programelor de studiu;
Actualizarea documentelor specifice activităților de control intern managerial (Registrul riscurilor pentru fiecare structură a universității, Procedura de evaluare a riscurilor, Regulamentul de implementare a controlului intern managerial etc.);
Stabilirea unor mecanisme de feedback pentru toate părțile interesate (studenți, profesori, angajatori) pentru a asigura îmbunătățirea continuă a activității în domeniul asigurării calității și a controlului managerial intern;
Folosirea tuturor facilităților softului QuestionPro pentru aplicarea și prelucrarea chestionarelor referitoare la evaluarea de către studenți a mediului de învățare, dar și a celor referitoare la evaluarea riscurilor;
Dezvoltarea unor canale de comunicare eficiente și deschise între diferitele niveluri ale universității pentru împărtășirea celor mai bune practici în domeniul asigurării calității și controlului intern managerial;
Oferirea de suport tuturor responsabililor de programe de studii pentru întocmirea rapoartelor de autoevaluare prin punerea la dispoziție a unei platforme online care să cuprindă toate documentele relevante în domeniul asigurării calității;
Îmbunătățirea site-ului SACCIM prin adăugarea de noi informații referitoare la asigurarea calității dar și adăugarea unei secțiuni separate referitoare la controlul intern managerial.

VII.4. Marketing și comunicare

Mediul dinamic în care Universitatea „Lucian Blaga” din Sibiu își desfășoară activitatea a continuat să devină din ce în ce mai competitiv, iar acest lucru ne provoacă să dezvoltăm și să implementăm strategii, activități și instrumente de marketing și de comunicare din ce în ce mai variate. Schimbările în modul de comunicare al noilor generații de elevi / studenți, gradul ridicat de adaptabilitate al acestora la platformele de comunicare social media, dar și nevoia de a rămâne conectați la toate categoriile de public-țintă (elevi / absolvenți de liceu, studenți, profesori, părinți / aparținători etc.) trebuie privite într-un mod integrator, iar strategia de marketing și de comunicare a ULBS își propune să fie una dinamică și adaptivă. Continuarea procesului de integrare și dezvoltare / adaptare a noii identități vizuale a universității, organizarea unor evenimente anuale devenite tradiție, dezvoltarea și îmbunătățirea interacțiunii cu mediul preuniversitar din bazinul de interes al ULBS și creșterea prezenței universității în comunitatea sibiană reprezintă doar câteva dintre direcțiile care vor constitui principalii vectori de comunicare a imaginii ULBS.

Obiective

Dezvoltarea imaginii ULBS în rândul publicului țintă vizat

Acțiuni/Strategii

Îmbunătățirea comunicării online a imaginii ULBS prin accesarea de noi canale social media preferate de tinerii absolvenți de liceu și crearea de materiale foto-video atractive pentru aceștia în vederea publicării;
Îmbunătățirea comunicării online a imaginii ULBS prin accesarea de noi canale social media preferate de tinerii absolvenți de liceu și crearea de materiale foto-video atractive pentru aceștia în vederea publicării pe canalele media existente;
Identificarea unui grup de influenceri la nivel local și național care să vorbească despre ULBS;
Adoptarea unui tone of voice în raport cu noua identitate a ULBS;
Abordarea unui nou stil de prezentare și livrarea informațiilor despre ULBS într-o manieră creativă (storytelling).

Rezultate

Campanie de promovare continuă prin social media (Facebook, Instagram, Google Adwords etc.);
Video shorts pentru fiecare facultate pentru utilizarea pe social media;
Campanie de promovare continuă prin social media (Facebook, Instagram, Google Adwords etc.);
Video shorts pentru fiecare facultate pentru utilizarea pe social media.

Obiective

Continuarea demersurilor de implementare a noii identități vizuale și actualizarea permanentă a materialelor de informare ale universității

Acțiuni/Strategii

Actualizarea și îmbunătățirea continuă a manualului de identitate vizuală a ULBS, prin includerea unor noi materiale promoționale, dar și adăugarea unor elemente vizuale specifice;
Actualizarea totemurilor/firmelor luminoase/elementelor de semnalizare interioară și exterioară și/sau actualizarea acestora cu noile elemente de identitate vizuală ale ULBS;
Revizuirea materialelor de informare ale facultăților/structurilor ULBS, inclusiv prin redimensionarea acestora cu scopul de a eficientiza costurile cu producția acestora.

Rezultate

Lista materialelor promoționale care poartă însemnele ULBS;
Elemente vizuale specifice pentru Editura ULBS, ULBS-Shop, EduHub și SmartHub, definite și integrate în manualul de identitate vizuală;
Totemuri de informare actualizate;
Totem nou creat la căminele 6 și 7;
Actualizare informații de pe totemurile de intrare în mun. Sibiu;
Finalizare firme luminoase pe clădirile care nu au beneficiat încă de schimbarea identității vizuale;
Creare pliante, flyere noi, actualizate pentru structurile ULBS, în română și engleză (acolo unde este cazul);
Roll-up-uri/pop-up-uri pentru structurile care nu au beneficiat încă de versiunile actualizate.

Obiective

Creșterea prezenței ULBS în comunitatea sibiană

Acțiuni/Strategii

Creșterea anvergurii comunitare a unor evenimente precum Gaudeamus sau Toamna Studențească prin implicarea mai activă a partenerilor strategici ai ULBS și o mai bună explorare a acestora în conținutul livrat prin social media.

Rezultate

Evenimentele Gaudeamus și Toamna Studențească organizate în colaborare cu partenerii strategici ai ULBS.

Obiective

Implementarea unei strategii de comunicare cu și în mass media

Acțiuni/Strategii

Generarea de conținut pentru PR științific;
Generarea de conținut care să conecteze ULBS la temele zilei, în comunitatea academică sibiană, dar și cea națională;
Crearea de evenimente de networking;
Creșterea prezenței universității în presa locală, dar mai ales națională prin prezentarea activității și a rezultatelor deosebite din ULBS.

Rezultate

Procedură de comunicare cu presa;
Articole / știri publicate pe site-ul ULBS & social media privind rezultatele științifice din universitate;
Organizarea de conferințe de presă;
Acțiuni de promovare a evenimentelor științifice;
Publicare de informări pentru presă cu privire la activitatea curentă din ULBS.

Obiective

Operaționalizarea magazinului ULBS

Acțiuni/Strategii

Finalizarea procesului de dezvoltare a magazinului ULBS-Shop în format fizic și online.

Rezultate

ULBS-Shop fizic și online.

Obiective

Dezvoltarea imaginii universității prin implementarea unei strategii de promovare a ULBS la nivel internațional

Acțiuni/Strategii

Participarea la târguri educaționale internaționale în vederea recrutării de studenți CPV;
Crearea de evenimente de promovare online pentru studenții străini;
Stabilirea unor acțiuni care să susțină imaginea ULBS în cadrul alianței FORTHEM;
Promovarea programelor de studiu ale ULBS prin canale social media în țările de unde provin cei mai mulți studenți străini / CPV.

Rezultate

Identificarea și participarea reprezentanților ULBS la târguri educaționale de recrutare la care participă elevi / studenți interesați de a studia în altă țară;
Prezentări online ale programelor ULBS, prin Google Meet pe baza unui calendar bine definit;
Dezvoltarea unui mecanism prin care știrile importante ale ULBS să fie publicate în cadrul alianței FORTHEM;
Campanie distinctă de promovare prin canale social media a ULBS la nivel internațional.

Obiective

Îmbunătățirea comunicării și a marketingului intern în ULBS

Acțiuni/Strategii

Dezvoltarea unei strategii și/sau proceduri de comunicare internă privind activitățile sau evenimentele dezvoltate de facultăți cu scopul evitării suprapunerii de evenimente, eficientizarea comunicării cu terții, informarea comunității academice și a comunității locale.

Rezultate

Strategie de comunicare internă privind activitățile, conferințele, evenimentele organizate și derulate de structurile din cadrul ULBS;
Dezvoltarea unui instrument online de colectare a informațiilor despre evenimentele derulate în ULBS.

Obiective

Creșterea gradului de implicare a cadrelor didactice în promovarea ULBS

Acțiuni/Strategii

Creșterea numărului de cadre didactice care participă la promovarea ULBS în licee;
Încurajarea cadrelor didactice să dezvolte programe / evenimente prin care aduc împreună elevii de liceu și studenții ULBS.

Rezultate

Sistem de stimulare a implicării cadrelor didactice în procesul de promovare a ULBS în rândul comunității.

Obiective

Eficientizarea activității de marketing din cadrul ULBS

Acțiuni/Strategii

Eficientizarea activității comisiei de marketing a ULBS;
Alocarea unui buget de publicitate în scopul utilizării acestuia în procesul de promovare a ULBS adaptat nevoilor social media actuale.

Rezultate

Dezvoltarea Compartimentului Marketing;
Întâlniri lunare ale comisiei de marketing din cadrul ULBS;
Achiziționare echipament foto-video, echipamente IT, live streaming.

O idee bună despre viitor?